Algemene voorwaarden

Laatst gewijzigd op: 01-07-2026

Artikel 1 – Algemene afspraken

  1. Deze algemene voorwaarden gelden voor alle offertes, opdrachten en leveringen van NvkMedia. De opdrachtgever is de persoon of organisatie die de opdracht verstrekt.
  2. De toepasselijkheid van algemene voorwaarden, inkoopvoorwaarden of andere voorwaarden van opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen. Dergelijke voorwaarden gelden alleen wanneer NvkMedia deze vooraf uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard.
  3. De offerte, opdrachtbevestiging en eventuele aanvullende schriftelijke afspraken vormen samen de overeenkomst. Wijkt een specifieke afspraak af van deze voorwaarden, dan gaat die specifieke afspraak voor.
  4. Met schriftelijk bedoelen we ook e-mail, WhatsApp en andere digitale communicatie waarvan inhoud en afzender duidelijk zijn.
  5. NvkMedia zet zich professioneel in voor een goed resultaat. Een bepaald commercieel, communicatief of ander effect kan alleen worden gegarandeerd wanneer dat uitdrukkelijk is afgesproken.
  6. Voor iedere opdracht geldt de versie van deze voorwaarden waarmee opdrachtgever bij het aangaan van de opdracht heeft ingestemd.

Artikel 2 – Offerte en omvang van de opdracht

  1. Een offerte is één maand geldig, tenzij daarin een andere termijn staat.
  2. De offerte bepaalt wat bij de opdracht hoort. Daarin staat, voor zover relevant, welke werkzaamheden, draaidagen, eindproducten, versies, formaten, looptijden en gebruiksdoelen zijn inbegrepen.
  3. Een vaste prijs geldt voor de beschreven opdracht. Zolang de inhoud en omvang daarvan niet wijzigen, wordt die vaste prijs niet verhoogd.
  4. In offertes genoemde uitvoerings- en oplevertermijnen zijn indicatief, tenzij een datum uitdrukkelijk als harde deadline is afgesproken.
  5. Een offerte geldt niet automatisch voor vervolgopdrachten, nabestellingen of aanvullende versies. Daarvoor maken partijen nieuwe afspraken.

Artikel 3 – Prijs en extra werk

  1. Prijzen zijn exclusief btw en andere overheidsheffingen, tenzij anders is vermeld of de wet een prijs inclusief btw voorschrijft.
  2. Partijen kunnen een vaste prijs, een uur- of dagtarief of uitvoering op nacalculatie afspreken. Wanneer geen tarief is vastgelegd, geldt het op dat moment gebruikelijke tarief van NvkMedia.
  3. Reis-, parkeer-, locatie-, vergunning-, huur- en andere externe kosten worden alleen apart berekend wanneer dit in de offerte staat of opdrachtgever hiermee vooraf instemt.
  4. Werkzaamheden buiten de afgesproken opdracht gelden als extra werk. Dit kan onder andere gaan om extra opname- of montagetijd, aanvullende versies of formaten, extra draaidagen, ondertiteling, vertaling, animatie, fotografie, dronebeelden, voice-over, extra revisies of wijzigingen na een eerder akkoord.
  5. Partijen bespreken vooraf wat een wijziging betekent voor prijs en planning. NvkMedia voert voorzienbaar extra werk pas uit na schriftelijk akkoord. Moet NvkMedia direct handelen om schade, vertraging of onnodig hogere kosten te voorkomen, dan informeert zij opdrachtgever zo snel mogelijk.
  6. Extra werk wordt berekend tegen het tarief uit de offerte of, wanneer daarin geen tarief staat, tegen het geldende uur- of dagtarief van NvkMedia.

Artikel 4 – Betaling en levering

  1. Facturen worden binnen 14 dagen na factuurdatum betaald, tenzij een andere betalingstermijn is afgesproken.
  2. Wanneer opdrachtgever een factuur gemotiveerd betwist, bespreken partijen dit zo snel mogelijk. Het deel dat niet wordt betwist, blijft binnen de oorspronkelijke betalingstermijn verschuldigd.
  3. Bij te late betaling mag NvkMedia na een schriftelijke herinnering werkzaamheden en levering opschorten totdat betaling is ontvangen. Een hierdoor ontstane vertraging komt niet voor rekening van NvkMedia.
  4. Bij te late betaling gelden de wettelijke rente en incassokosten. Voor consumenten worden incassokosten pas verschuldigd nadat de wettelijk vereiste kosteloze aanmaning en termijn zijn verstreken.
  5. Wanneer meerdere personen of organisaties gezamenlijk opdrachtgever zijn, is ieder van hen verantwoordelijk voor volledige betaling, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

Artikel 5 – Samenwerking en uitvoering

  1. Opdrachtgever levert tijdig de informatie, materialen, toestemmingen, toegang en faciliteiten die nodig zijn voor de opdracht en staat in voor de juistheid en bruikbaarheid daarvan.
  2. Opdrachtgever zorgt dat NvkMedia op de afgesproken tijd en locatie kan beginnen en veilig kan werken. Bijzondere veiligheidsregels, vertrouwelijkheid, beperkte toegankelijkheid en andere relevante omstandigheden worden vooraf gemeld.
  3. NvkMedia voert de opdracht naar beste inzicht, vermogen en vakmanschap uit. Waar nodig mag NvkMedia andere professionals inschakelen; NvkMedia blijft het aanspreekpunt, tenzij anders is afgesproken.
  4. Creatieve werkzaamheden vragen professionele keuzes. NvkMedia werkt binnen de afgesproken briefing en mag redelijke creatieve of technische keuzes maken die nodig zijn om het eindproduct goed te realiseren.
  5. Vertraging en extra kosten door te late, onjuiste of onvolledige informatie, feedback, toegang of medewerking kunnen aan opdrachtgever worden doorberekend wanneer deze omstandigheden aan opdrachtgever zijn toe te rekenen.
  6. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor schade aan apparatuur of andere zaken van NvkMedia wanneer deze aantoonbaar is veroorzaakt door opdrachtgever, personen voor wie opdrachtgever verantwoordelijk is of een onveilige situatie binnen de invloedssfeer van opdrachtgever. Dit geldt niet voor normale slijtage, een eigen gebrek of schade die aan NvkMedia zelf is toe te rekenen.

Artikel 6 – Planning en duur van de opdracht

  1. Een project begint zodra de opdracht tot stand komt en eindigt nadat het afgesproken werk is uitgevoerd, het eindproduct is opgeleverd en partijen hun verplichtingen zijn nagekomen.
  2. Een overeenkomst is alleen doorlopend of voor onbepaalde tijd wanneer dit uitdrukkelijk in de offerte of opdrachtbevestiging staat.
  3. Bij overschrijding van een indicatieve termijn bespreken partijen een redelijke nieuwe planning en krijgt NvkMedia eerst een redelijke mogelijkheid om alsnog te leveren.
  4. De planning schuift mee wanneer opdrachtgever noodzakelijke informatie, feedback, goedkeuring, toegang of andere medewerking later aanlevert dan afgesproken.

Artikel 7 – Annulering

  1. Het staat opdrachtgever vrij om de opdracht aan NvkMedia op elk gewenst moment te beëindigen.
  2. Wanneer opdrachtgever de opdracht intrekt, is opdrachtgever verplicht het verschuldigde loon en de gemaakte onkosten van NvkMedia te betalen. Indien de opdracht minder dan 72 uur van tevoren is ingetrokken wordt dat niet in mindering gebracht op de factuur en dient opdrachtgever de complete factuur nog steeds te voldoen.

  3. Opdrachtgever mag een draaidag eenmaal kosteloos verplaatsen, wanneer de nieuwe datum binnen drie maanden plaatsvindt en NvkMedia op die datum beschikbaar is. Niet-annuleerbare kosten blijven verschuldigd. Een tweede verplaatsing geldt als annulering, tenzij partijen schriftelijk anders afspreken.

Artikel 8 – Feedback en goedkeuring

  1. Het aantal inbegrepen feedback- of revisiemomenten staat in de offerte. Wanneer hierover niets is afgesproken, is één gebundeld feedbackmoment inbegrepen.
  2. Opdrachtgever levert feedback duidelijk, volledig, zoveel mogelijk gebundeld en binnen 14 kalenderdagen aan via het afgesproken kanaal. Tegenstrijdige of verspreide feedback mag NvkMedia eerst laten afstemmen.
  3. Feedback binnen de oorspronkelijke briefing valt onder de afgesproken revisie. Een nieuwe creatieve richting, ingrijpende wijziging, nieuwe opnamen, extra revisies of wijzigingen aan een eerder goedgekeurd onderdeel gelden als extra werk.
  4. Geeft opdrachtgever na een schriftelijke herinnering gedurende 14 kalenderdagen geen inhoudelijke reactie, dan mag NvkMedia de betreffende versie voor planning, afronding en facturatie als geaccepteerd beschouwen. Het recht om een aantoonbaar technisch gebrek binnen een redelijke termijn te melden blijft bestaan.

Artikel 9 – Overmacht

  1. Van overmacht is sprake wanneer uitvoering geheel of gedeeltelijk onmogelijk wordt door een situatie buiten de redelijke invloed van NvkMedia. Hieronder vallen bijvoorbeeld ziekte of ongeval, uitval van essentiële voorzieningen of derden, overheidsmaatregelen, brand, diefstal, cyberincidenten, vervoersproblemen en extreme weersomstandigheden.
  2. Bij overmacht bespreken partijen zo snel mogelijk een passende oplossing, zoals verplaatsing, vervanging, aanpassing van de opdracht of gedeeltelijke beëindiging.
  3. Verplichtingen worden opgeschort zolang de overmacht voortduurt. Duurt de situatie langer dan 30 kalenderdagen en is voortzetting redelijkerwijs niet mogelijk, dan mag ieder van de partijen het nog niet uitgevoerde deel beëindigen. Reeds uitgevoerd werk en gemaakte of niet-annuleerbare kosten blijven verschuldigd.
  4. NvkMedia is niet aansprakelijk voor schade die uitsluitend het gevolg is van overmacht.

Artikel 10 – Materialen, licenties, privacy en toestemmingen

  1. NvkMedia mag bij de opdracht gebruikmaken van muziek, stockmateriaal en andere onderdelen of diensten van derden.
  2. Wanneer NvkMedia rechten of diensten van derden inkoopt, kiest zij een licentie die past bij het afgesproken gebruik. Relevante beperkingen en niet inbegrepen kosten worden vooraf of uiterlijk bij oplevering meegedeeld.
  3. Wanneer opdrachtgever het eindproduct later ruimer, langer, internationaal of via andere kanalen wil gebruiken, kan een aanvullende licentie of vergoeding nodig zijn. NvkMedia kan hierbij ondersteunen.
  4. Voor door opdrachtgever aangeleverde beelden, muziek, logo’s, teksten en andere materialen staat opdrachtgever ervoor in dat het afgesproken gebruik is toegestaan.
  5. Tenzij anders is afgesproken, regelt opdrachtgever de benodigde toestemming van herkenbare personen en voor locaties, gebouwen, kunstwerken, merken of andere zaken waarvoor toestemming nodig is. Opdrachtgever meldt vooraf wanneer minderjarigen, kwetsbare personen, medische gegevens of andere gevoelige situaties in beeld kunnen komen.
  6. NvkMedia kan ondersteunen met toestemmingsformulieren, quitclaims en de praktische organisatie daarvan. Wanneer dit niet in de offerte staat, maken partijen hierover aanvullende afspraken.
  7. Partijen gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens en houden zich ieder voor hun eigen verwerking aan de toepasselijke privacywetgeving.
  8. Opdrachtgever vrijwaart NvkMedia voor aanspraken van derden die voortvloeien uit door opdrachtgever aangeleverde materialen, informatie of instructies, uit ontbrekende toestemmingen waarvoor opdrachtgever verantwoordelijk is of uit gebruik buiten het afgesproken gebruiksrecht. Deze vrijwaring geldt niet voor zover de aanspraak het gevolg is van een aantoonbare fout van NvkMedia.

Artikel 11 – Ruwe bestanden, projectbestanden en archivering

  1. De opdracht omvat alleen de in de offerte genoemde eindproducten. Ruwe opnamen, bron- en projectbestanden, selecties en tussenversies worden niet standaard geleverd.
  2. Levering van ruwe of projectbestanden kan apart worden afgesproken. NvkMedia mag daarvoor redelijke kosten berekenen voor selectie, voorbereiding, opslag, gegevensdragers en overdracht. Onderdelen van derden of bestanden die niet overdraagbaar zijn, hoeven niet te worden meegeleverd.
  3. NvkMedia bewaart ruwe bestanden, projectbestanden en eindbestanden standaard als service tot 30 kalenderdagen nadat de eindfactuur volledig is betaald. Daarna bestaat geen bewaarplicht en mogen bestanden zonder verdere aankondiging worden verwijderd. Langere archivering kan apart worden afgesproken en kan kosteloos als service worden aangeboden of tegen vergoeding plaatsvinden.
  4. NvkMedia neemt tijdens de bewaartermijn redelijke technische maatregelen, maar kan behoud van ieder bestand niet onder alle omstandigheden garanderen. Opdrachtgever bewaart zelf een veilige kopie van de opgeleverde eindproducten.

Artikel 12 – Auteursrecht, gebruiksrechten en portfolio

  1. De auteursrechten en andere intellectuele-eigendomsrechten op door NvkMedia gemaakte concepten, opnamen en eindproducten blijven bij NvkMedia, tenzij schriftelijk een overdracht is afgesproken.
  2. Na volledige betaling ontvangt opdrachtgever een niet-exclusief, wereldwijd en in tijd onbeperkt gebruiksrecht op de opgeleverde eindproducten voor de afgesproken doelen en kanalen. Wanneer geen beperktere bestemming is genoemd, mag opdrachtgever het eindproduct gebruiken voor de eigen communicatie, marketing, public relations, website, sociale media, presentaties, evenementen en interne communicatie, zowel online als offline en voor zover rechten van derden dit toestaan.
  3. Opdrachtgever mag het eindproduct voor dit gebruik aan platforms en uitvoerende partners verstrekken en redelijke technische aanpassingen doen, zoals verkleinen, comprimeren, uitsnijden, ondertitelen en korte fragmenten gebruiken, zolang de inhoud niet misleidend wordt gewijzigd.
  4. Het eindproduct mag niet zonder schriftelijke toestemming als zelfstandig product worden verkocht, aan derden worden doorverkocht of gelicentieerd, als stockmateriaal worden aangeboden of voor een ander doel worden overgedragen. Exclusiviteit, een verdergaand gebruiksrecht of overdracht van auteursrechten vraagt een aanvullende schriftelijke afspraak en kan tot een aanvullende vergoeding leiden.
  5. Ruwe bestanden, projectbestanden, niet-gekozen opnamen, concepten en tussenversies vallen niet onder het gebruiksrecht, tenzij anders is afgesproken.
  6. NvkMedia mag openbaar gemaakte eindproducten, korte fragmenten en stills gebruiken voor haar eigen portfolio, website, sociale media, showreels, pitches en vakpromotie. Dit geldt niet bij vertrouwelijkheid, een embargo of voorafgaand schriftelijk bezwaar.

Artikel 13 – Vertrouwelijkheid

  1. Partijen behandelen niet-openbare informatie waarvan zij weten of redelijkerwijs begrijpen dat deze vertrouwelijk is zorgvuldig en vertrouwelijk, ook na afloop van de opdracht.
  2. NvkMedia mag vertrouwelijke informatie delen met professionals die deze voor de uitvoering nodig hebben, mits zij tot passende vertrouwelijkheid zijn gehouden.
  3. De geheimhouding geldt niet voor informatie die al openbaar was, rechtmatig van een derde is verkregen of op grond van de wet of een bevoegd bevel moet worden verstrekt.

Artikel 14 – Klachten en aansprakelijkheid

  1. Opdrachtgever meldt een klacht zo snel mogelijk nadat het probleem is ontdekt en omschrijft deze duidelijk. NvkMedia krijgt eerst een redelijke mogelijkheid om het probleem te onderzoeken en, waar mogelijk, te herstellen, opnieuw uit te voeren of een andere passende oplossing aan te bieden.
  2. Een klacht verplicht NvkMedia niet tot werkzaamheden buiten de oorspronkelijke opdracht. Gewenste wijzigingen die geen herstel van een aantoonbaar gebrek zijn, vallen onder feedback of extra werk. Het niet-betwiste deel van een factuur blijft verschuldigd.
  3. NvkMedia is aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een aantoonbare, toerekenbare fout van NvkMedia. Voor zover wettelijk toegestaan is NvkMedia niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade, verlies van kansen of bedrijfsstagnatie.
  4. De totale aansprakelijkheid is, voor zover wettelijk toegestaan, beperkt tot het bedrag dat de aansprakelijkheidsverzekering in het betreffende geval uitkeert, vermeerderd met het eigen risico. Vindt geen uitkering plaats, dan is de aansprakelijkheid beperkt tot het factuurbedrag van de betreffende opdracht.
  5. NvkMedia is niet aansprakelijk voor schade door onjuiste of onvolledige informatie van opdrachtgever, door materialen of systemen van opdrachtgever of derden, door gebruik buiten de afgesproken bestemming of door wijzigingen die opdrachtgever of derden na oplevering aanbrengen.
  6. Bij technisch falen, datacorruptie of verlies van essentieel opname- of projectmateriaal krijgt NvkMedia eerst een redelijke mogelijkheid om het materiaal te herstellen, terug te halen of, wanneer dat redelijkerwijs mogelijk is, de betreffende werkzaamheden opnieuw uit te voeren. Wanneer de oorzaak aan NvkMedia is toe te rekenen, gebeurt dit zonder aanvullende kosten voor opdrachtgever. Is herstel of heruitvoering niet mogelijk en kan een afgesproken onderdeel daardoor definitief niet worden geleverd, dan is opdrachtgever het redelijke deel van de prijs dat aan dit onderdeel kan worden toegerekend niet verschuldigd. Een reeds betaald bedrag voor dit onderdeel wordt gecrediteerd of terugbetaald. Wanneer het technisch falen of verlies uitsluitend het gevolg is van overmacht, geldt artikel 9. Eventuele verdere aansprakelijkheid wordt bepaald volgens de overige bepalingen van dit artikel.
  7. De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van NvkMedia en evenmin wanneer de wet beperking van aansprakelijkheid niet toestaat.

Artikel 15 – Nederlands recht en slotbepalingen

  1. Op iedere overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
  2. Bij een meningsverschil of geschil proberen partijen dit eerst rechtstreeks en in goed overleg op te lossen.
  3. Blijkt een bepaling nietig, vernietigbaar of niet uitvoerbaar, dan blijven de overige bepalingen gelden. Partijen vervangen de betreffende bepaling in overleg door een geldige afspraak die doel en strekking zo dicht mogelijk benadert.

Nieuwsgierig geworden?
Mooi.

Offerte aanvragen